Vad är skillnaden mellan digitisering, digitalisering och digital transformation?
Orden brukar användas om tre nivåer av samma utveckling, även om gränserna inte är skarpa.
- Digitisering är att göra om något analogt till digital form. En pappersblankett skannas till pdf.
- Digitalisering är att ändra arbetssättet med hjälp av det digitala. Blanketten blir ett webbformulär, och svaren hamnar direkt i rätt system.
- Digital transformation är när hela verksamheten eller affärsmodellen förändras. Företaget börjar till exempel sälja sin tjänst som abonnemang på nätet i stället för per besök.
På svenska används ordet digitalisering ofta för alla tre. Den statliga Digitaliseringskommissionen skilde i delbetänkandet SOU 2014:13 (avsnitt 1.3) mellan två betydelser. Informationsdigitalisering är processen där en analog förlaga görs om till digital information. Samhällelig digitalisering är den bredare process som förändrar samhället och människors liv. Den första betydelsen motsvarar digitisering.
Skillnaden spelar roll i praktiken. Ett företag som har skannat alla sina papper har digitiserat, men arbetssättet är detsamma. Nyttan kommer när informationen går vidare mellan stegen utan att någon skriver av den.
Hur ser digitalisering ut i ett litet företag?
En rimlig start är de uppgifter där samma information skrivs in flera gånger. Några exempel:
- En offertförfrågan på hemsidan skapar ett ärende direkt, i stället för ett mejl som någon ska skriva av.
- Tidrapporter fylls i på mobilen och går vidare till lönesystemet utan utskrift.
- Avtal signeras digitalt och sparas på rätt kund.
- Kundtjänstens vanligaste svar samlas i en kunskapsbas som både personal och kunder kan söka i.
Gemensamt för exemplen är att ett arbetsflöde ritas om. Att köpa ett nytt program räcker inte. Första steget är därför att beskriva hur arbetet går till i dag, och hur ni gör det visar guiden om processkartläggning.
Var kommer automatisering och AI in?
Digitalisering är förutsättningen, och automatisering är nästa steg. När informationen finns i digital form och systemen kan utbyta den går det att låta regler sköta överlämningarna. Ett formulärsvar kan skapa kunden, boka mötet och skicka bekräftelsen utan att någon rör det.
AI tar vid där reglerna tar slut. En språkmodell kan läsa fritext, sammanfatta ett långt ärende eller föreslå ett svar. Men AI arbetar med den information som finns. Ligger kunduppgifterna i tre olika kalkylark blir resultatet därefter.
Nya arbetssätt ska också tas emot av dem som utför arbetet, och det är en fråga för förändringsledning.
Publicerad