Vilka typer av automatisering finns det?
Automatisering i kontorsarbete kan delas in i tre typer, efter hur mycket tekniken får avgöra själv.
| Typ | Så fungerar den | Exempel |
|---|---|---|
| Regelstyrd automatisering | Följer fasta regler av typen “om det här händer, gör det där” | Ett formulärsvar på hemsidan skapar en kontakt i CRM-systemet |
| RPA | En programrobot klickar och skriver i systemens gränssnitt, som en människa | Uppgifter flyttas mellan två system som saknar API |
| AI-agenter | En språkmodell tolkar uppgiften och väljer själv nästa steg | En kundfråga läses, sorteras och får ett svarsförslag |
Typerna utesluter inte varandra. Ett och samma arbetsflöde kan ha fasta regler för det förutsägbara och ett AI-steg där något måste tolkas, till exempel ett fritt formulerat mejl. Hur programrobotar fungerar och var gränsen mot AI-agenter går beskrivs i guiden om RPA.
Är automation och automatisering samma sak?
Ja, i praktiken. Båda orden används om att arbete utförs automatiskt. Automation är dessutom det engelska ordet och följer med i lånade facktermer. När någon talar om processautomation eller marketing automation är det alltså automatisering inom ett visst område som avses.
När lönar sig automatisering för ett litet företag?
Automatisering lönar sig när en uppgift återkommer ofta, följer samma steg varje gång och bygger på uppgifter som redan finns digitalt. Typiska kandidater i ett mindre företag är att flytta uppgifter mellan system, skicka bekräftelser och påminnelser, sortera inkommande mejl och sammanställa rapporter.
En rimlig start är att välja en enda uppgift, mäta hur lång tid den tar i dag och automatisera just den. Då går det att se om tiden faktiskt sparas innan nästa uppgift står på tur.
Uppgifter som kräver omdöme, eller där ett fel blir dyrt, bör behålla en människa som godkänner resultatet. Det arbetssättet kallas human in the loop.
Automatisering förutsätter också att underlaget är digitalt. Ett företag som fortfarande tar emot beställningar på papper behöver börja med digitalisering.
Publicerad