Vad är skillnaden mellan att automatisera en uppgift och en process?
Skillnaden ligger i hur mycket av kedjan som omfattas. Att automatisera en uppgift betyder att ett enskilt moment går av sig självt, till exempel att ett mejl skickas när ett formulär fylls i. Vid processautomation hänger momenten ihop, så att ärendet går vidare från steg till steg tills det är avslutat.
En offertförfrågan visar skillnaden. När bara en uppgift är automatiserad får kunden en bekräftelse per mejl. Med processautomatisering registreras förfrågan i CRM-systemet, rätt säljare får ärendet, ett offertutkast skapas ur en mall, chefen godkänner belopp över en viss nivå och kunden får en påminnelse om offerten inte besvaras.
Värdet ligger till stor del i överlämningarna. I en manuell process blir ett ärende liggande tills nästa person upptäcker det. Den väntetiden försvinner när processen själv skickar ärendet vidare.
Vad krävs för att automatisera en process?
Processen måste först vara känd och beskriven. En process som bara finns i huvudet på dem som utför den går inte att automatisera. Det första steget är därför att rita upp arbetsflödet, med vad som startar det, vilka steg som ingår, vem som gör vad och vilka undantag som förekommer. Guiden om processkartläggning beskriver hur det går till.
Därefter behöver systemen kunna utbyta uppgifter. Det sker genom systemens API:er, ofta med en integrationsplattform som håller ihop stegen. Steg som kräver tolkning, till exempel att läsa ett fritt formulerat mejl, kan lösas med ett AI-steg.
Vilka processer ska ett litet företag börja med?
En rimlig start är en process som körs ofta, har tydliga regler och där fel är lätta att upptäcka. Introduktion av nyanställda, hantering av inkommande förfrågningar och beställning av behörigheter är exempel som finns i de flesta företag.
Automatisera inte en process som fungerar dåligt. Automatiseringen gör den snabbare men inte bättre, och felen sprids i samma takt. Förenkla först och automatisera sedan.
Processer med många undantag kan automatiseras till den del som är regelbunden. Undantagen lämnas till en människa, som får ärendet med all information samlad.
Publicerad